Οι γραμματείς πρεσβειών είναι απαραίτητοι για την ομαλή λειτουργία διπλωματικών αποστολών. Παρέχουν κρίσιμες διοικητικές, λογιστικές και υποστηρικτικές υπηρεσίες σε πολλούς τομείς:
Διαχειρίζονται αρχεία, αρχεία και έγγραφα· ετοιμάζουν αντιστοιχία, αναφορές και παρουσιάσεις· χειρίζονται αιτήσεις βίζα, επεξεργασία διαβατηρίων και συνταγματικές ερωτήσεις.
Εξυπηρετούν ως πρωτεύοντα σημείο επαφής για εσωτερικές και εξωτερικές επικοινωνίες· συντάσσουν διπλωματικές σημειώσεις και καλώδια· διατηρούν βάσεις δεδομένων επαφών.
Βοηθούν στην επεξεργασία βίζα, επαλήθευση εγγράφων, προγραμματισμός συνεντεύξεων, είσπραξη τελών και καθοδήγηση αιτητών.
Οργανώνουν επίσημες εκδηλώσεις, συντονίζουν διπλωματικές επισκέψεις και διαχειρίζονται ταξιδιωτικές διατάξεις προσωπικού.
Συμπληρώνουν στατιστικά, διατηρούν βάσεις δεδομένων, παρακολουθούν δείκτες απόδοσης και βοηθούν στις ετήσιες αναφορές.
Προστατεύουν ταξινομημένα έγγραφα, ακολουθούν πρωτόκολλα ασφαλείας, διεξάγουν έλεγχο επισκεπτών.
Επεξεργάζονται δαπάνες ταξιδιού, αποζημιώσεις, ταμειακά· συντονίζονται με οικονομικά τμήματα.
Συχνά απαιτείται γνώση γλώσσας χώρας φιλοξενίας για αποτελεσματική τοπική αλληλεπίδραση.
Διαχειρίζονται πολιτισμικές διαφορές για διατήρηση θετικών διπλωματικών σχέσεων.
Ουσιαστικά, οι γραμματείς πρεσβειών είναι η ραχιά της καθημερινής λειτουργίας, επιτρέποντας στους διπλωμάτες να εστιάσουν στην πολιτική και την αντιπροσωπευτική.
