1. Διοικητική υποστήριξη:
- Διαχειρίζεται και διατηρεί αρχεία, αρχεία και έγγραφα της πρεσβείας, εξασφαλίζοντας την κατάλληλη οργάνωση και εύκολη ανάκτηση πληροφοριών.
- Προετοιμάζει αλληλογραφία, αναφορές, παρουσιάσεις και άλλα γραπτά υλικά για ανώτερους αξιωματούχους και προσωπικό της πρεσβείας.
- Διαχειρίζεται τις αιτήσεις θεώρησης, επεξεργάζεται τα διαβατήρια και παρέχει πληροφορίες στους επισκέπτες και τους πολίτες που αναζητούν προξενικές υπηρεσίες.
2. Επικοινωνία και αλληλογραφία:
- Εξυπηρετεί ως σημείο επαφής τόσο για την εσωτερική όσο και για την εξωτερική επικοινωνία, ανταποκρινόμενη σε έρευνες, τηλεφωνήματα και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το προσωπικό της πρεσβείας, τους επισκέπτες και άλλα μέρη.
- Συνθέτει διπλωματικές επιστολές, σημειώσεις και καλώδια για να επικοινωνούν με κυβερνητικούς αξιωματούχους υποδοχής και άλλες πρεσβείες.
- Διατηρεί μια βάση δεδομένων επαφών και αρχείων επικοινωνίας για τη διευκόλυνση της αποτελεσματικής ανταλλαγής πληροφοριών και του συντονισμού.
3. Υπηρεσίες Visa and Consular:
- Βοηθά στην επεξεργασία των εφαρμογών θεώρησης, στην επαλήθευση των εγγράφων και στον προγραμματισμό των συνεντεύξεων θεώρησης.
- Παρέχει πληροφορίες και καθοδήγηση στους αιτούντες θεώρησης σχετικά με την επιλεξιμότητα, τις απαιτήσεις και τις διαδικασίες.
- Συλλέγει τα τέλη θεώρησης και παρέχει αποδείξεις, διατηρώντας ακριβή οικονομικά αρχεία των προξενικών υπηρεσιών.
4. Logistics και πρωτόκολλο:
- Βοηθά στην οργάνωση επίσημων εκδηλώσεων πρεσβείας, όπως δεξιώσεις, συνέδρια και πολιτιστικά προγράμματα.
- Συντονίζει την εφοδιαστική για διπλωματικές επισκέψεις και συναντήσεις με κυβερνητικούς αξιωματούχους υποδοχής.
- χειρίζεται τις ρυθμίσεις ταξιδιού, τις κρατήσεις και τα δρομολόγια για το προσωπικό της πρεσβείας.
5. Διαχείριση και αναφορά δεδομένων:
- Συγκεντρώνει και αναλύει τα δεδομένα της πρεσβείας, προετοιμάζοντας στατιστικές εκθέσεις και παρουσιάσεις για σκοπούς λήψης αποφάσεων.
- Διατηρεί βάσεις δεδομένων και υπολογιστικά φύλλα για την παρακολούθηση των δραστηριοτήτων της πρεσβείας, την κατανομή των πόρων και τους δείκτες απόδοσης.
- Βοηθά στη σύνταξη ετήσιων εκθέσεων πρεσβείας, επισημαίνοντας τα επιτεύγματα και τους τομείς βελτίωσης.
6. Ασφάλεια και εμπιστευτικότητα:
- Εξασφαλίζει τη φύλαξη των ευαίσθητων εγγράφων πρεσβείας, των διαβαθμισμένων πληροφοριών και των εμπιστευτικών αρχείων.
- Ακολουθεί τα καθιερωμένα πρωτόκολλα ασφαλείας και διαδικασίες για την προστασία των εγκαταστάσεων, των περιουσιακών στοιχείων και του προσωπικού της πρεσβείας.
- Διεξάγει ελέγχους ασφαλείας και επαληθεύσεις επισκεπτών ανάλογα με τις ανάγκες.
7. Ταξιδιωτικά και οικονομικά διαχείριση:
- Τα κομμάτια και τα έξοδα ταξιδιού της πρεσβείας, οι επιστροφές χρημάτων και οι μικροί λογαριασμοί μετρητών.
- Προετοιμάζει τα δρομολόγια και τις εκτιμήσεις για το προσωπικό της πρεσβείας, εξασφαλίζοντας τη συμμόρφωση με τις οικονομικές κατευθυντήριες γραμμές.
- Συντεταγμένες με το Τμήμα Οικονομικών της Πρεσβείας για να εξασφαλίσουν τη σωστή διαχείριση λογιστικής και προϋπολογισμού.
8. Γλωσσική επάρκεια:
- Σε πολλές πρεσβείες, οι υπάλληλοι αναμένεται να έχουν καλή διοίκηση της τοπικής γλώσσας για να αλληλεπιδρούν αποτελεσματικά με κυβερνητικούς αξιωματούχους υποδοχής, τους επισκέπτες της πρεσβείας και την τοπική κοινότητα.
9. Πολιτιστική ευαισθησία:
- Οι υπάλληλοι πρέπει να είναι ευαίσθητοι στις πολιτισμικές διαφορές, τα έθιμα και τις παραδόσεις της χώρας υποδοχής για να διατηρήσουν καλές διπλωματικές σχέσεις και να αποφεύγουν τις παρεξηγήσεις.
Συνολικά, οι υπάλληλοι σε μια πρεσβεία διαδραματίζουν καθοριστικό ρόλο στη διευκόλυνση των ομαλών καθημερινών επιχειρήσεων, στη στήριξη του διπλωματικού προσωπικού και στη διασφάλιση ότι οι υπηρεσίες της πρεσβείας λειτουργούν αποτελεσματικά και αποτελεσματικά.
