Σύμφωνα με το Career Planner Website, ο υπεύθυνος κρατήσεων πρέπει να εξυπηρετεί τους επισκέπτες: καταχώρηση/αντιστοίχιση δωματίων, έκδοση κλειδιών, αποστολή/λήψη μηνυμάτων, αρχεία κατειλημμένων δωματίων/λογαριασμών, κρατήσεις/επιβεβαιώσεις, πληρωμές στην αναχώρηση. Απαιτούνται εξαιρετικές δεξιότητες εξυπηρέτησης και φιλική διάθεση, είναι η φωνή του ξενοδοχείου.
Κάθε πρωί ενημερώνει τα αρχεία για ακριβή αριθμό διαθέσιμων δωματίων. Ζωτικής σημασίας πριν προχωρήσει σε κράτηση.
Όταν ο πελάτης καλεί, ο υπεύθυνος αναζητά γρήγορα/ακριβώς διαθέσιμο δωμάτιο για τη διάρκεια διαμονής. Σημαντικό: φιλική/γνώστη φωνή, πρώτη επαφή, πρώτη εντύπωση.
Καταγραφή και εκτέλεση αιτήσεων κάθε πελάτη. Διαφορετικές επιλογές ανά ξενοδοχείο, αλλά μέγεθος κρεβατιού, προτίμηση καπνίσματος, ώρα άφιξης/αναχώρησης είναι κοινές. Η ικανοποίηση προτιμήσεων εγγυά την ευχαρίστηση.
Επαλήθευση τρόπου πληρωμής. Μερικά απαιτούν κατάθεση, πιστωτική κάρτα για ασφάλιση. Έλεγχος κάρτας για έγκριση συναλλαγής πριν κλείσει η κλήση. Ο πελάτης πρέπει να παρουσιάσει την κάρτα στην άφιξη για ταυτοποίηση.
Ολοκλήρωση κράτησης. Μετά τη συλλογή πληροφοριών, επίσημη κράτηση. Ερώτηση για επιπλέον ανάγκες, ευχαριστία, διαβεβαίωση ευχάρηστης διαμονής. Αποστολή email επιβεβαίωσης (αν δόθηκε email) με link ιστοσελίδας. Πρόσκληση να δει φωτογραφίες και δραστηριότητες.
