Είτε ένα ξενοδοχείο κλείνει μέσω online ταξιδιωτικού provider, ταξιδιωτικού πράκτορα ή απευθείας με προσωπικό ξενοδοχείου, η κατανόηση των λεπτομερειών κρατήσεων ξενοδοχείου θα βοηθήσει να διασφαλίσει μια ευχάριστη διαμονή. Όλες οι επιβεβαιωμένες κρατήσεις ξενοδοχείου πρέπει να περιλαμβάνουν αριθμό επιβεβαίωσης και το όνομα του επισκέπτη, καθώς και το όνομα, διεύθυνση και τηλέφωνο του ξενοδοχείου. Αν οποιαδήποτε από τις πληροφορίες που αναφέρονται στην κράτηση ξενοδοχείου είναι λανθασμένες, επικοινωνήστε με το ξενοδοχείο αμέσως για να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές.
Βρείτε τον αριθμό επιβεβαίωσης (confirmation ID) στην κράτηση ξενοδοχείου. Ο αριθμός επιβεβαίωσης είναι συνδυασμός αριθμών και/ή γραμμάτων που σχετίζονται με την κράτηση που έχει ανατεθεί από το ξενοδοχείο. Ένα έγκυρο πιστωτικό κάρτι, διεύθυνση χρεώσεων και τηλέφωνο απαιτείται συνήθως για να ασφαλιστεί και να επιβεβαιωθεί η κράτηση.
Επαληθεύστε ότι το όνομα επισκέπτη είναι σωστό στην κράτηση. Το όνομα επισκέπτη πρέπει να καταχωρεί το άτομο που θα χρησιμοποιήσει το/τα δωμάτιο/α. Είναι συνήθως επίσης το όνομα του ατόμου που έχει παρέχει τις πληροφορίες πιστωτικής κάρτας του για να επιβεβαιώσει την κράτηση ξενοδοχείου. Τα περισσότερα ξενοδοχεία δεν επιτρέπουν σε άλλο άτομο να κάνει check-in στο δωμάτιο εκτός αν έχουν γίνει προκαταβολικές συμφωνίες.
Επιβεβαιώστε ότι η ημερομηνία άφιξης που αναγράφεται στην κράτηση είναι η πραγματική ημερομηνία που ο επισκέπτης θα κάνει check-in στο ξενοδοχείο. Αν υπάρχουν αλλαγές στην αναμενόμενη ημερομηνία άφιξης, βεβαιωθείτε να ενημερώσετε το ξενοδοχείο εκ των προτέρων. Πολλά ξενοδοχεία έχουν 24ωρη πολιτική ακύρωσης και μπορεί να χρεώσουν το ισοδύναμο μιας νυκτός διαμονής αν ο επισκέπτης δεν κάνει check-in όπως προγραμματίστηκε.
Κοιτάξτε την ημερομηνία αναχώρησης που καταχωρείται στην κράτηση και βεβαιωθείτε ότι αντανακλά ακριβώς την ημέρα που ο επισκέπτης περιμένει να κάνει check-out από το ξενοδοχείο. Δεν πρέπει να είναι πρόβλημα να φύγετε από το ξενοδοχείο νωρίτερα από το αρχικά προγραμματισμένο εφόσον το ξενοδοχείο ενημερωθεί τουλάχιστον μια ημέρα εκ των προτέρων από την αρχική ημερομηνία αναχώρησης.
Ελέγξτε ότι ο αριθμός επισκεπτών που καταχωρείται στην κράτηση αντανακλά ακριβώς τον συνολικό αριθμό ενήλικων και/ή παιδιών που θα μείνουν στο ξενοδοχείο.
Εντοπίστε την ενότητα καταλύματος της κράτησης για να καθορίσετε τον τύπο δωματίου που έχει ανατεθεί. Ελέγξτε επίσης να δειτε ότι το μέγεθος και αριθμός κρεβατιών (και μερικές φορές κρεβάτια, όταν χρειάζονται για επιπλέον παιδιά) που καταχωρούνται στα καταλύματα ικανοποιούν τις απαιτήσεις του επισκέπτη.
Επαληθεύστε το rate στην κράτηση είναι η ίδια τιμή που παραθέθηκε όταν έγινε η κράτηση. Το rate είναι το τέλος που θα χρεωθεί ο επισκέπτης ανά νύχτα ανά δωμάτιο. Τα rates μπορεί να είναι διαπραγματευτή και συχνά ποικίλλουν βάσει εποχής, διάρκειας διαμονής, ημέρας της εβδομάδας και ειδικών εκπτώσεων. Rack rate αναφέρεται στο επίσημο λιανικό rate του δωματίου και είναι συνήθως η πιο ακριβή τιμή.
Σημειώστε την ώρα check-in που καταχωρείται στην κράτηση. Αυτή είναι η ώρα που το ξενοδοχείο αναμένεται να έχει το δωμάτιο έτοιμο για χρήση επισκέπτη. Μπορεί να είναι δυνατόν να κάνετε check-in νωρίτερα αν έχουν γίνει προκαταβολικές συμφωνίες με το ξενοδοχείο ή αν οι προηγούμενοι επισκέπτες έκαναν check-out νωρίτερα και το δωμάτιο έχει ήδη καθαριστεί.
Δώστε προσοχή στην ώρα check-out στην κράτηση. Τα περισσότερα ξενοδοχεία περιμένουν τους επισκέπτες να αδειάσουν το δωμάτιο από όλα τα απαρτήματα τους και να τακτοποιήσουν τον λογαριασμό τους με την recepion μέχρι την ορισμένη ώρα check-out. Οι επισκέπτες μπορεί να κάνουν check-out νωρίτερα από την επίσημη ώρα check-out, αλλά εκτός αν έχουν γίνει προκαταβολικές συμφωνίες με το ξενοδοχείο, οι επισκέπτες πρέπει να περιμένουν να χρεωθούν επιπλέον τέλη αν κάνουν check-out αργά.
