Ξεκινήστε μια επιτροπή. Ανασκοπήστε την εκκλησία σας, τη γειτονιά σας και τους φίλους στο κοινωνικό σας δίκτυο για να φέρετε μια ισχυρή ομάδα υπεύθυνων, διασκεδαστικών ενηλίκων μαζί για να σας βοηθήσουν να σχεδιάσετε. Να θυμάστε, πολλά χέρια κάνουν την εργασία ελαφριά. Δεν χρειάζεται να, ούτε πρέπει να προσπαθήσετε να το κάνετε μόνοι. Ρωτήστε τα μέλη της επιτροπής σας ποιος μπορεί επίσης να ενδιαφέρεται να χορήγησει την εκδρομή.
Επιλέξτε ένα θέμα. Η επιλογή θέματος για το event σας θα κάνει το συνέδριο να νιώθει πιο συνεκτικό και θα χτίσει ενθουσιασμό. Σκεφτείτε την ηλικιακή ομάδα των παιδιών που μπορεί να παρακολουθήσουν και τι τους αρέσει τώρα — τα shows που βλέπουν και ποιους ακούνε στα iPods τους. Σκεφτείτε ένα συγκεκριμένο μήνυμα που προσπαθείτε να μεταδώσετε. Όλοι αυτοί οι παράγοντες θα είναι χρήσιμοι στη συγκέντρωση του θέματος του συνεδρίου σας.
Βρείτε μέρος να γίνει το event. Είναι πιθανώς καλή ιδέα να ερευνήσετε μερικούς χώρους συνεδρίων, οπότε θα έχετε ιδέα για τους τύπους τόπων που είναι διαθέσιμοι για το event σας. Με την επιτροπή σας, αποφασίστε πού θα γίνει το event, χρησιμοποιώντας πληροφορίες όπως κόστος ανά νύχτα, χιλιόμετρα προς και από, και οι τύποι удобрств που είναι διαθέσιμοι. Αποφασίστε αν θα μείνετε τοπικά ή θα προσπαθήσετε μια μακρινή τοποθεσία. Το να έχετε αυτή την πληροφορία ήδη καθιερωμένη θα βοηθήσει τους γονείς να αποφασίσουν αν θα εγγραφούν τα παιδιά τους για το συνέδριο.
Ξεκινήστε ένα φύλλο εγγραφών. Για σκοπούς προϋπολογισμού, είναι πάντα καλό να ξέρετε πόσα στόματα θα πρέπει να τρέψετε και πόσα παιδιά θα είναι υπό την ευθύνη σας. Όσο νωρίτερα μπορείτε να βγάλετε το λόγο για το συνέδριο και να πάρετε δέσμευση από κόσμο, τόσο καλύτερα θα είστε. Τοποθετήστε προθεσμία για το τέλος των εγγραφών οπότε μπορείτε να ενημερώσετε τον χώρο — και την επιτροπή σας — για το πόσα παιδιά είναι στην εξίσωση.
Θέστε προϋπολογισμό. Εκτίμησε το κόστος βενζίνης αν παρέχετε τη δική σας μεταφορά. Εκτίμησε πόσα γεύματα θα σερβίρετε σε πόσους ανθρώπους. Να βοηθήσει η επιτροπή σας με αυτό, και βρείτε ποιος ανάμεσα σε αυτούς έχει συνδέσεις με τοπικούς πόρους που μπορεί να είναι διατεθειμένοι να δωρίσουν φαγητό, κάρτες βενζίνης, κ.λπ. Ίσως η γειτονιά σας έχει ένα τοπικό εργοστάσιο μπισκότων που μπορεί να είναι διατεθειμένο να κάνει δωρεά στο event σας. Σκεφτείτε να ζητήσετε χορηγία από τις επιχειρήσεις όπου εργάζονται τα μέλη της επιτροπής σας.
Ρυθμίστε τη μεταφορά. Βεβαιωθείτε ότι ο οδηγός έχει ενημερωμένο δίπλωμα οδήγησης με την κατάλληλη καταχώρηση για το μέγεθος του οχήματος που θα χειριστεί. Ορισμένα μεγαλύτερα οχήματα, όπως τα λεωφορεία, απαιτούν πρόσθετη πιστοποίηση, π.χ., CDL αν θα χρησιμοποιήσετε πλήρες μέγεθος λεωφορείο.
Φτιάξτε λίστα ελέγχου για γονείς και παιδιά. Οι γονείς αγαπούν τις λεπτομέρειες. Όσες περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να παρέχετε τους σχετικά με την τοποθεσία, τη διάρκεια, το κλίμα και τις δραστηριότητες της αναχώρησης σας, τόσο καλύτερα. Χρήσιμο θα ήταν επίσης να παρέχετε λίστα ελέγχου τι να αγοράσετε, τι να πακετάρετε και τι να περιμένετε για γονείς και τα παιδιά τους. Όσο περισσότερο όλοι έρχονται προετοιμασμένοι στο συνέδριο, τόσο περισσότερη διασκέδαση πιθανώς θα έχουν τα παιδιά, και τόσο λιγότερο στρες πιθανώς θα έχουν οι χορηγοί.
Σχεδιάστε μερικά icebreakers και άλλες δραστηριότητες, εκτός από τα workshops. Υποθέστε ότι θα υπάρχει τουλάχιστον ένα παιδί που δεν ξέρει όλους. Τα icebreakers είναι εξαιρετικός τρόπος να βοηθήσουν τα παιδιά να γνώρισαν ελαφρώς καλύτερα ο ένας τον άλλον ώστε να νιώσουν πιο άνετα σε άγνωστο περιβάλλον.
Αποκτήστε ασφάλεια. Κρατήστε το ασφαλές· βεβαιωθείτε ότι όλοι είναι καλυμμένοι, αν συμβεί τυχαίο τραύμα пока είστε στο ταξίδι. Επικοινωνήστε με τον τοπικό σας πάροχο ασφάλειας για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ασφάλεια ταξιδιωτών.
Κάνετε ελέγχους φόντου των βοηθών νεολαίας. Αυτό είναι πολύ σημαντικό βήμα που συχνά παραλείπεται. Ποτέ μην υποθέτετε. Το τοπικό σας όργανο εκτέλεσης νόμου μπορεί να σας βοηθήσει να βρείτε τον κατάλληλο πόρο στην περιοχή σας ώστε να μπορείτε να κάνετε ελέγχους φόντου σε εκείνους που έχουν εθελοντικά να χορήγησουν. Είναι επίσης καλή ιδέα να καθιερώσετε κατευθυντήριες γραμμές ασφαλείας για να προστατεύσετε τα παιδιά που ταξιδεύουν καθώς και τους ενηλίκους που χορηγούν. Ο ιστότοπος των Boy Scouts έχει μια χρήσιμη σελίδα για Προστασία Νεολαίας.
