Πώς να Ορίσετε Πολιτική Επιχειρηματικών Ταξιδιών
Αν η εταιρεία σας κάνει τακτικά επιχειρηματικά ταξίδια, ξέρετε ότι τα ταξίδια μπορούν γρήγορα να γίνουν ένα από τα μεγαλύτερά σας έξοδα. Η θεσπίση πολιτικής επιχειρηματικών ταξιδιών είναι ο καλύτερος τρόπος να κρατήσετε τα έξοδα χαμηλά και να βάλετε τους υπαλλήλους σας στην ίδια σελίδα. Μια πολιτική ταξιδιών εξασφαλίζει ότι οι άνθρωποι έχουν όρια και κατευθυντήριες γραμμές για να χρησιμοποιούν όταν σχεδιάζουν ταξίδια. Επιπλέον, με τις σωστές συμβάσεις, η εταιρεία σας μπορεί να λάβει επιστροφές και κικμπάκ στο τέλος του χρόνου. Πόσο μπορείτε να πάρετε εξαρτάται από το πόσο ταξιδεύετε. Εδώ είναι πώς να ορίσετε μια πολιτική επιχειρηματικών ταξιδιών που θα ωφελήσει όλους τους εμπλεκόμενους.
Οδηγίες
- Φτιάξτε μια λίστα με τις πόλεις στις οποίες η εταιρεία σας κάνει συνήθως επιχειρήσεις. Καθορίστε ποιες αεροπορικές εταιρείες πάνε σε όλους τους απαραίτητους προορισμούς. Επικοινωνήστε με κάθε επιλεγμένη αεροπορική εταιρεία, και ρωτήστε έναν εκπρόσωπο για μια εταιρική σύμβαση. Χρησιμοποιώντας τον προηγούμενο προϋπολογισμό ταξιδιών της εταιρείας σας, εκτιμήστε πόσα ταξίδια κάνει η εταιρεία σας το χρόνο. Πείτε στον πωλητή πόσα χρήματα ξοδεύει η εταιρεία σας σε ταξίδια. Πείτε του τον αριθμό των εκτιμώμενων ταξιδιών για το επερχόμενο έτος. Ρωτήστε τι μπορεί να κάνει η αεροπορική για εσάς αν πετάτε αποκλειστικά με την εταιρεία τους. Οι αεροπορικές μπορούν να προσφέρουν ένα ζευγάρι επιλογές εξοικονόμησης. Επικοινωνήστε με πολλές αεροπορικές και συγκρίνετε. Κάνετε τους υπολογισμούς, και αποφασίστε ποια επιλογή θα σας δώσει την μεγαλύτερη έκπτωση. Πάρτε την συμφωνία γραπτά.
- Επαναλάβετε τη διαδικασία διαπραγμάτευσης με πάροχους αυτοκινήτων και ξενοδοχείων. Κρατήστε τουλάχιστον δύο από κάθε ένα πάροχο αυτοκινήτων και ξενοδοχείων, ωστόσο. Ποτέ δεν ξέρετε πότε αυτά τα πράγματα μπορούν να γίνουν υπερβαρημένα.
- Γράψτε το. Ανάτεθε σε έναν υπαλληλό ή τον επιχειρηματικό σας ταξιδιωτικό πράκτορα να γράψει όλες τις λεπτομέρειες των νέων πολιτικών και διαδικασιών ταξιδιών. Βεβαιωθείτε ότι όλοι οι υπάλληλοι ξέρουν ότι αναμένεται να σέβονται τις διαπραγματευμένες συμφωνίες σας. Κάνετε το πολιτική εταιρείας ότι τα ταξίδια κρατιούνται μόνο από τους προτιμώμενους προμηθευτές σας. Βρείτε τρόπο να το επιβάλετε ελέγχοντας τα ταξίδια, και έχετε ένα σύστημα έγκρισης. Δεν θέλετε να υπερφορτώσετε τους υπαλλήλους σας being πολύ αυστηροί, αλλά εξηγήστε τον λόγο για τον οποίο όλα αυτά πρέπει να ακολουθούνται για το όφελος όλων.
- Κρατήστε αρχείο. Ζητήστε από τους διάφορους ταξιδιωτικούς προμηθευτές να σας παρέχουν τριμηνιαία έκθεση για να παρακολουθήσετε τη χρήση. Έχετε το λογιστικό τμήμα να ξεκινήσει μια βάση δεδομένων που καταγράφει όλα τα έξοδα ταξιδιών. Συναντηθείτε με τυχόν υπαλλήλους που δεν ακολουθούν την πολιτική, και τονίστε τη σημασία της εξοικονόμησης κόστους. Η εταιρεία σας μπορεί να εξοικονομήσει χιλιάδες δολάρια το χρόνο τηρώντας μια διαπραγματευμένη πολιτική ταξιδιών.
- Χρησιμοποιήστε ταξιδιωτικό πράκτορα. Αν δεν έχετε ταξιδιωτικό πράκτορα στην εταιρεία, αναζητήστε ένα πρακτορείο που ειδικεύεται σε επιχειρηματικά ταξίδια. Ενημερώστε τον πράκτορα για τους προτιμώμενους μεταφορείς και συμβάσεις σας. Ο ταξιδιωτικός σας πράκτορας μπορεί τότε να βοηθήσει όλους τους υπαλλήλους σας όταν κρατούν επιχειρηματικά ταξίδια. Αυτό θα εκτιμηθεί από τους υπαλλήλους σας αφού αφαιρεί ένα μεγάλο βάρος εργασίας από τους ώμους τους, και θα σας δώσει ηρεμία μυαλού ξέροντας ότι η πολιτική επιχειρηματικών ταξιδιών σας εφαρμόζεται.
