Πώς να Σχεδιάσετε Ομαδικά Ταξίδια

Είτε σχεδιάζετε μεγάλη οικογενειακή διακοπές, σχολικό ταξίδι ή άλλο ομαδικό ταξίδι, πρέπει να είστε οργανωμένοι από την αρχή. Πριν ξεκινήσετε το σχεδιασμό, πρέπει να γνωρίζετε τον σκοπό του ταξιδιού και ποιοι θα συμμετέχουν. Αγοράστε ένα τετράδιο ή ένα αναπτυσσόμενο φάκελο για να κρατάτε αρχεία τουρών, τιμών και ό,τι χρειάζεται να κάνετε κατά τον σχεδιασμό. Ανάλογα με το μέγεθος της ομάδας σας, θα πρέπει να ξεκινήσετε τον σχεδιασμό τουλάχιστον εξή μηνες εκ των προτέρων.

Οδηγίες

1. Επιλέξτε προορισμό με την ομάδα. Καθίστε με τα μέλη της ομάδας και καταλήξτε πού θέλετε να πάτε, τι θέλετε να δείτε και ποιοι είναι οι στόχοι που περιμένετε να πετύχετε από αυτό το ταξίδι. Αν είναι για σχολείο, επιλέξτε κάπου που τα παιδιά μπορούν να διασκεδάσουν και να μάθουν από την εμπειρία τους. Σχεδιάστε να πάτε κάπου ιστορικό, όπως η πρωτεύουσα της πολιτείας σας, η Ουάσιγκτον D.C. ή άλλο ιστορικό μνημείο. Για εκκλησίες, επιλέξτε κάπου που η ομάδα σας μπορεί να μάθει και να βοηθήσει άλλους. Για παράδειγμα, κάντε το ταξίδι μείνα σε μια κοινότητα που δεν έχει ισχυρό σχολικό σύστημα και βοηθήστε μαθητές με ανάγνωση, μαθηματικά και άλλα μαθήματα.
2. Αναζητήστε ξενοδοχεία στον προορισμό. Τηλεφωνήστε και λάβετε πληροφορίες και τιμές για το χρονικό διάστημα και την τοποθεσία που σχεδιάζετε να πάτε ως ομάδα. Ζητήστε ομαδικές τιμές και ειδικές εκπτώσεις αν έχετε περισσότερους από έναν συγκεκριμένο αριθμό ατόμων και δωματίων. Να θυμάστε ότι μερικές εταιρείες ταξιδιών θεωρούν ομάδα περισσότερους από 15 ανθρώπους. Βεβαιωθείτε ότι θα έχετε τόσους ανθρώπους που θα πάνε στο ταξίδι πριν ξεκινήσετε να τηλεφωνείτε ζητώντας ομαδικές τιμές.
3. Βρείτε τοπικά πράγματα να κάνετε. Επισκεφτείτε γραφείο ταξιδιωτικού πρακτορείου, βιβλιοπωλείο, βιβλιοθήκη ή αναζητήστε στο διαδίκτυο για πράγματα που μπορείτε να κάνετε στον προορισμό σας. Τηλεφωνήστε στο ξενοδοχείο ή στον τοπικό Εμπορικό Επιμελητήριο για δραστηριότητες στη περιοχή. Μελετήστε το υλικό που έχετε συλλέξει και επιλέξτε αυτά που είναι κατάλληλα για την ομάδα σας και προτείνετε τις ιδέες σας στην ομάδα. Ως ομάδα, επιλέξτε πράγματα να κάνετε μαζί ώστε η πλειοψηφία της ομάδας να είναι ικανοποιημένη με το ταξίδι.
4. Αποφασίστε πώς θα ταξιδέψετε — με αεροπλάνο, λεωφορείο, τρένο ή αυτοκίνητο. Αν ταξιδέψετε με αεροπλάνο, τρένο ή μη νοιαζόμενο λεωφορείο, γνωρίζετε πώς η ομάδα σας θα κινείται στον προορισμό. Εξετάστε επιλογές ενοικίασης και δημόσιας μεταφοράς στον προορισμό.
5. Γράψτε ένα προγραμματισμένο πρόγραμμα συμβάντων που θα συμβούν πριν και κατά τη διάρκεια του ταξιδιού. Δώστε στα μέλη της ομάδας ένα χρονοδιάγραμμα καταθέσεων, τελικών πληρωμών και της τελευταίας δυνατής ημέρας ακύρωσης για επιστροφή χρημάτων. Συμπεριλάβετε επίσης λίστα δραστηριοτήτων, ώρες αναχώρησης και άφιξης για τη διάρκεια του ταξιδιού.
6. Κάνετε τις κρατήσεις. Μόλις έχετε τις καταθέσεις, ξεκινήστε να κάνετε τις τελικές κρατήσεις ξενοδοχείων και μεταφορών. Λάβετε επιβεβαιώσεις από εταιρείες ταξιδιών, ξενοδοχεία και μεταφορές. Κρατήστε όλες τις επιβεβαιώσεις και τη λίστα καταθέσεων από κάθε μέλος της ομάδας σε ξεχωριστό φάκελο. Έτσι μπορείτε να αναφερθείτε σε αυτόν αν κάποιος ρωτήσει πόσο ακόμα οφείλουν για το ταξίδι.
7. Προγραμματίστε τουρ και κρατήσεις εστιατορίων. Περάστε από το χρονοδιάγραμμά σας και φτιάξτε λίστα με τους τουρ και τα εστιατόρια που η ομάδα θέλει να πάει με όλες τις επαφές. Ξεκινήστε να τηλεφωνείτε σε όλες τις επιχειρήσεις και ρυθμίστε τους τουρ και τις ώρες φαγητού για την ομάδα σας.