Οι επιστολές πρόσκλησης παρέχουν έγκυρο σκοπό εισόδου στην χώρα για μη κάτοικους. Η επιστολή πρόσκλησης είναι ένα επίσημο έγγραφο υπογεγραμμένο από τον sponsor, συχνά σε παρουσία ενός συμβολαιογράφου. Το άτομο που εκδίδει αυτή την επιστολή πρέπει να είναι πολίτης ή μόνιμος κάτοικος της χώρας που επισκέπτεται. Αν και οι επιστολές πρόσκλησης βίζας δεν απαιτούνται πάντα, η παρουσίαση τους με μια αίτηση εισόδου βοηθάει να αποδειχθεί η εγκυρότητα της επίσκεψης του ξένου. Επιπλέον ευθύνες του εκδότη μπορεί να περιλαμβάνουν την φιλοξενία του επισκέπτη παρέχοντας κατάλυμα και συμφωνώντας στα οικονομικά έξοδα για τη διάρκεια της διαμονής τους.
Προσκαλέστε ένα άτομο να επισκεφθεί γραπτώς. Η πρώτη παράγραφος της επιστολής πρόσκλησης πρέπει να περιλαμβάνει τον σκοπό της επίσκεψης, το όνομα του ατόμου που προσκαλείτε, τις ημερομηνίες της πρόσκλησης και τη διάρκεια της διαμονής. Δηλώστε τον σκοπό, π.χ. "για επίσκεψη τριών εβδομάδων για να βοηθήσετε στην φροντίδα ενός νεογέννητου παιδιού". Σύντομα λεπτομέρειες ενθουσιασμού για τον επισκέπτη προσθέτουν στην εγκυρότητα της επιστολής. Για παράδειγμα, πείτε πόσο ενθουσιασμένοι είστε που θα δει το νέο σας μωρό. Συμπεριλάβετε τη σημερινή ημερομηνία στην επιστολή σας.
Γράψτε το συγκεκριμένο όνομα του επισκέπτη στην επιστολή. Λίστα τα νόμιμα ονόματα του επισκέπτη εδώ όπως φαίνονται στα ταυτότητα του επισκέπτη. Όταν ο επισκέπτης εισέρχεται στην χώρα, είναι σημαντικό να έχετε συνεπείς πληροφορίες για να ταιριάζουν όλα τα έγγραφα ταξιδιού, όπως διαβατήρια, πιστοποιητικά γέννησης ή εναλλακτικά ID καρτέλες. Συμπεριλάβετε τη διεύθυνση του επισκέπτη, ημερομηνία γέννησης, τηλέφωνο και σχέση με εσάς.
Προσθέστε το δικό σας όνομα ως host. Βεβαιωθείτε ότι αυτό είναι το νόμιμο σας όνομα. Συμπεριλάβετε τη διεύθυνσή σας, ημερομηνία γέννησης και τηλέφωνο. Περιγράψτε την καταλύμαση που θα παρεχθεί, καθώς και τυχόν σχέδια ταξιδιού εντός της χώρας. Πρέπει να γράψετε την αναμενόμενη ημερομηνία αναχώρησης του επισκέπτη. Η δήλωση ευθύνης για τα ταξίδια έξοδα του επισκέπτη σας μπορεί να βοηθήσει να επισημάνει την αλήθεια, την ειλικρίνεια και τις προθέσεις σας.
Σκανάρισμα ή αντιγραφή της ταυτότητας μόνιμης κατοικίας σας. Η συлопλήρωση αντιγράφου του διαβατηρίου σας, πιστοποιητικού γέννησης ή ID πολιτεύματος βοηθάει να επικυρώσει ποιοι είστε στο τμήμα μετανάστευσης και διευκολύνει τη διαδικασία της καταλληλότητάς σας για φιλοξενία. (Δείτε Αναφορά 1.)
Καθορίστε αν το προξενείο σας απαιτεί νοтариальιση. Αν απαιτείται νοтариάλιση της πρόσκλησης, πάρτε το δικό σας αποδεικτικό ταυτότητας σε έναν συμβολαιógrafo για παρουσίαση. Υπογράψτε και ημερομηνιάστε τυχόν απαραίτητες φόρμες μπροστά στον συμβολαιógrafo και πληρώστε το τέλος. Κάνετε ένα αντίγραφο του εγγράφου στο γραφείο του συμβολαιογράφου, ή μετά την άφιξη, και αποθηκεύστε το για τα προσωπικά σας αρχεία. Αν το προξενείο σας επικοινωνήσει μαζί σας για οποιονδήποτε λόγο, ένα αντίγραφο της επιστολής κάνει την αναφορά στις πληροφορίες που υποβάλατε πολύ πιο εύκολη.
