Τα γερμανικά διαβατήρια χρησιμοποιούνται από τους γερμανούς πολίτες όταν ταξιδεύουν στο εξωτερικό και μπορούν να εκδοθούν είτε στην Γερμανία είτε στις γερμανικές διπλωματικές υπηρεσίες στο εξωτερικό (πρεσβείες, προξενεία, τιμητικές προξενείες). Οι γרמנοί πολίτες που ζουν στο εξωτερικό πρέπει να υποβάλουν την αίτηση προσωπικά σε μια διπλωματική υπηρεσία. Πέρα από το έντυπο αίτησης και το αντίτιμο, απαιτούνται υποστηρικτικά έγγραφα για να αποδειχθεί η ιδιότητα του αιτούντος για την απόκτηση γερμανικού διαβατηρίου.
Τα έντυπα αίτησης για γερμανικά διαβατήρια μπορούν να ληφθούν από τοπικά γραφεία καταχώρισης στη Γερμανία ή από διπλωματική υπηρεσία στο εξωτερικό· είναι επίσης διαθέσιμα για λήψη από τους ιστότοπους των περισσότερων διπλωματικών υπηρεσιών. Τα έντυπα, τα υποστηρικτικά έγγραφα και το τελός επεξεργασίας πρέπει να υποβληθούν προσωπικά στο γραφείο καταχώρισης είτε στην γερμανική πόλη όπου μένει ο αιτούντας, είτε σε διπλωματική υπηρεσία στη χώρα διαμονής του. Χρησιμοποιούνται διαφορετικά έντυπα για ενήλικες και μη πλήρεις ηλικίας έως 12 ετών.
Τα γερμανικά διαβατήρια εκδίδονται μόνο σε γερμανούς πολίτες· οι αιτούντες πρέπει να αποδείξουν ότι έχουν νόμιμο δικαίωμα να κατέχουν γερμανικό διαβατήριο παρέχοντας έγγραφα που αποδεικνύουν την ταυτότητά τους. Οι αιτούντες πρέπει να παρέχουν το πρωτότυπο πιστοποιητικού γέννησης, καθώς και αντίγραφο αυτού· αν εφαρμόζεται, πρέπει να υποβληθούν επίσης πρωτότυπα και αντίγραφα του πιστοποιητικού γάμου, διαζυγίου ή θανάτου του συζύγου. Αν εφαρμόζεται, πρέπει να παρεχθεί και έγγραφο αυτοχθένσεως ή άδεια διατήρησης της γερμανικής υπηκοότητας.
Οι γερμανοί πολίτες που αιτούνται διαβατήριο ενώ ζουν στο εξωτερικό πρέπει να αποδείξουν ότι είναι νόμιμοι κάτοικοι της ξένης χώρας. Για παράδειγμα, οι γερμανοί που ζουν στις ΗΠΑ πρέπει να υποβάλουν άδεια διαμονής των ΗΠΑ, όπως κάρτα κάτοικου εξωτερικού, βίζα διαμονής ή αμερικανικό διαβατήριο αν είναι διπλών υπηκόων. Οι αιτούντες πρέπει επίσης να υποβάλουν αμερικανική άδεια οδήγησης ή λογαριασμό δημοσίων υπηρεσιών με το όνομά τους και τη νόμιμη διεύθυνσή τους.
Αν ο αιτούντας κατέχει διαβατήριο που λήγει ή έχει λήξει, πρέπει να το παρέχει κατά την αίτηση για νέο. Πρέπει να δωθεί και αντίγραφο της σελίδας με τη φωτογραφία που περιλαμβάνει τα προσωπικά στοιχεία του κατόχου. Αν το τρέχον διαβατήριο περιλαμβάνει γερμανικό τόπο διαμονής, ο αιτούντας πρέπει να παρέχει πρωτότυπο και αντίγραφο της βεβαίωσης απογραφής ("Abmeldebescheinigung") από την προηγούμενη διαμονή. Αν το όνομα του αιτούντος έχει αλλάξει, μπορεί να απαιτείται δήλωση νόμιμου ονόματος.
Οι μη πλήρεις ηλικίας κάτω των 18 ετών πρέπει να παρέχουν πρωτότυπα ή πιστοποιημένα αντίγραφα τρέχοντα διαβατήρια ή ταυτότητες· πιστοποιημένα αντίγραφα των διαβατηρίων και των δύο γονέων πρέπει επίσης να υποβληθούν. Τα αντίγραφα πρέπει να περιλαμβάνουν τη σελίδα με την ημερομηνία και τη φωτογραφία. Πιστοποιημένο αντίγραφο του πιστοποιητικού γάμου των γονέων πρέπει να παρεχθεί, αν εφαρμόζεται, και αν οι γονείς παντρεύτηκαν στη Γερμανία, πρέπει να υποβληθεί το οικογενειακό μητρώο. Αν αιτείται διαβατήριο για πρώτη φορά, απαιτείται δήλωση νόμιμου ονόματος του παιδιού.
