Ένα Κεντρικό Σύστημα Κρατήσεων (Central Reservation System - CRS) είναι λογισμικό που χρησιμοποιείται στον τουριστικό κλάδο για σκοπούς μάρκετινγ και πωλήσεων. Αυτό το τύπο συστήματος χρησιμοποιείται από εταιρείες ταξιδιών για κράτηση αεροπορικών, σιδηροδρομικών και λεωφορειακών εισιτηρίων, αλλά η κύρια του εφαρμογή είναι για πάροχους καταλύσεων. Σε έναν εξαιρετικά ανταγωνιστικό κλάδο, ο ιστότοπος ενός ξενοδοχείου είναι το πιο δυνατό εργαλείο μάρκετινγκ του — ένα ενσωματωμένο κεντρικό σύστημα κρατήσεων βοηθά να μετατρέψει τους επισκέπτες σε πελάτες.
Τα κεντρικά συστήματα κρατήσεων μπορούν να προσβληθούν από μεμονωμένους καταναλωτές, ταξιδιωτικά πρακτορεία και προσωπικό κέντρων κλήσεων. Τα ταξιδιωτικά πρακτορεία μπορούν να ανατεθούν προσωπικούς κωδικούς πρόσβασης, οι οποίοι αυτόματα παράγουν τυχόν ειδικές διαπραγματευμένες τιμές ή προμήθειες. Οι πληροφορίες μπορούν εύκολα να ενημερωθούν, και το CRS μπορεί να προσαρμοστεί για να ταιριάζει στις ατομικές απαιτήσεις του πάροχου καταλύσεων. Για παράδειγμα, μπορεί να αποφασίσει ακριβώς ποιες πληροφορίες θα συμπεριληφθούν, να προσθέσει γραφικά και χάρτες, και να προσαρμόσει χρώματα, γραμματοσειρές και στυλ κεφαλίδων για να ταιριάζουν με το υπάρχον σχεδιασμό του ιστότοπου. Το σύστημα μπορεί να προγραμματιστεί για να αυτοματοποιήσει χαρακτηριστικά όπως προγράμματα πιστότητας πελατών και εκπτώσεις ομαδικών κρατήσεων. Το CRS μπορεί επίσης να ενσωματωθεί με άλλα λογισμικά πακέτα, όπως προγράμματα σχεδιασμού ιστοσελίδων ή ανάλυσης δεδομένων.
Με ένα CRS, οι πάροχοι καταλύσεων μπορούν να διαχειριστούν και να πουλήσουν τα προϊόντα τους σε όλο τον κόσμο, 24 ώρες την ημέρα, επτά ημέρες την εβδομάδα. Τα περισσότερα σύγχρονα συστήματα έχουν πολυγλωσσική και μετατροπή νομίσματος ικανότητα για κρατήσεις από όλο τον κόσμο. Οι πελάτες μπορούν να πληρώσουν online αμέσως, το οποίο μειώνει τον κίνδυνο να έχουν δευτεροφρονήσεις και να μην κλείσουν. Αυτή η τεχνική πωλήσεων μπορεί επίσης να παράγει πρόσθετα έσοδα ενθαρρύνοντας τους καταναλωτές να αγοράσουν επιπλέον αγαθά και υπηρεσίες, όπως σαμπάνια, εκδρομές και ενοικίαση αυτοκινήτων.
Ένα κεντρικό σύστημα κρατήσεων μειώνει τους μισθούς προσωπικού, δεδομένου ότι οι κρατήσεις επεξεργάζονται αυτόματα online, αντί να χρειάζεται η εταιρεία να僱 사람들을 για να πάρουν κρατήσεις μέσω τηλεφώνου ή пошту. Η online πώληση επίσης μειώνει τα έξοδα εξαλείφοντας την ανάγκη να εκτυπωθούν και διανεμηθούν μάρκετινγκ φυλλάδια, να γραφούν επιστολές και να πληρωθούν προμήθειες σε τρίτα πρακτορεία.
Ένα κεντρικό σύστημα κρατήσεων περιλαμβάνει εργαλεία που επιτρέπουν στον πάροχο καταλύσεων να παρακολουθεί τη δραστηριότητα στον ιστότοπό του. Η αναφορά πραγματικού χρόνου δείχνει τον αριθμό των επισκέψεων, και πόσες από αυτές μετατράπηκαν σε πραγματικές κρατήσεις. Αυτό χτίζει ένα προφίλ συμπεριφοράς πελατών και προσδιορίζει τάσεις πωλήσεων — πληροφορίες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για στρατηγικούς σκοπούς σχεδιασμού. Οι προωθητικές καμπάνιες μπορούν να κωδικοποιηθούν για να παρακολουθείται η αποτελεσματικότητά τους. Η βάση δεδομένων πελατών που παράγεται μέσω των πωλήσεων μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για στόχευση μελλοντικών μάρκετινγκ καμπανιών.
Τα κεντρικά συστήματα κρατήσεων προσφέρουν ένα αποτελεσματικό και εξοικονομητικό χρόνο εργαλείο αναζήτησης για τον πελάτη, ο οποίος μπορεί να διευρύνει την αναζήτηση καταλύσεων με θέματα όπως ημερομηνία, τοποθεσία, βαθμολογία ξενοδοχείου και χαρακτηριστικά. Είναι εύκολο να γίνονται συγκρίσεις μεταξύ διαφορετικών καταλύσεων, και να ελεγχθεί αμέσως η τιμή και η διαθεσιμότητα. Ένα CRS επιτρέπει επίσης στους πελάτες να εκμεταλλευτούν ειδικές προσφορές και προαγωγές, και να προσθέσουν «extras» όπως εισιτήρια αξιοθεατοτήτων, μεταφορές αεροδρομίου και meal deals στην κράτησή τους. Η online κράτηση είναι συχνά πιο οικονομική, δεδομένου ότι ο πάροχος καταλύσεων δεν πρέπει να πληρώσει προμήθεια σε πρακτορείο κρατήσεων. Είναι επίσης εύκολο να ανακτηθούν, να αλλάξουν ή να ακυρωθούν κρατήσεις μέσω του CRS.
