Οι επιχειρήσεις πληρώνουν φόρο πωλήσεων στα κράτη και τις τοπικές αυτοδιοικήσεις στις πωλήσεις που κάνουν στους καταναλωτές. Διαφορετικά κράτη έχουν διαφορετικές απαιτήσεις για τη συλλογή και καταβολή φόρου πωλήσεων, συνήθως βασισμένες στον κωδικό φορολογίας του κράτους και τον αριθμό των πόλεων και νομών που επιτρέπεται να συλλέγουν φόρο. Τα περισσότερα κράτη απαιτούν καταβολή φόρου πωλήσεων μηνιαία. Αν μια εταιρεία υπερπληρώσει το ποσό που οφείλει, πρέπει να ακολουθήσει συγκεκριμένες διαδικασίες για την ανάκτηση.
Ενώ κάθε κράτος έχει συγκεκριμένους κανόνες, οι επιχειρήσεις πρέπει να ακολουθήσουν μερικές βασικές διαδικασίες. Απαιτείται να καταγράφουν κάθε πώληση και το αντίστοιχο ποσό φόρου που οφείλεται. Κάθε μήνα, οι εταιρείες συμπληρώνουν φόρμα φορολογίας, ηλεκτρονική ή χαρτί, καταγράφοντας τις συνολικές πωλήσεις, τις πωλήσεις με έκδοση, την φορολογική υποχρέωση και τυχόν προκαταβολές.
Για να ανακτηθεί υπερπληρωμένο φόρος, η εταιρεία μπορεί να επικοινωνήσει με τη φορολογική αρχή υποδεικνύοντας την περίοδο με την υπερπληρωμή.Στη συνέχεια, μπορεί να υποβάλει διορθωμένη φορολογική δήλωση, δείχνοντας πού συνέβη το λάθος. Η δήλωση υποβάλλεται μόλις ολοκληρωθεί, δεν χρειάζεται συγκεκριμένη ημερομηνία.
Τα κράτη που χρησιμοποιούν ηλεκτρονική συλλογή δεν χρησιμοποιούν την ίδια μέθοδο για την επιστροφή υπερπληρωμένων ποσών. Οι εταιρείες πρέπει να επικοινωνήσουν με την αρχή ή να υποβάλουν χαρτινή δήλωση ζητώντας επιστροφή.
Οι εταιρείες που δηλώνουν υπερπληρωμή συνήθως απαιτούνται να στείλουν δήλωση ότι οι πελάτες έχουν επιστραφεί το υπερσυλλογμένο ποσό. Οι φορολογικές αρχές χρησιμοποιούν αυτή τη διαδικασία για την πρόληψη φορολογικής απάτης.
Αν η φορολογική αρχή επανυπολογίσει τη δήλωση και βρει λάθος, μπορεί να στείλει επιστολή. Σε αυτή την περίπτωση, συνήθως επιτρέπει στην εταιρεία να μειώσει την τρέχουσα φορολογική υποχρέωση κατά το ποσό της υπερπληρωμής. Είναι ουσιαστικά ένας πιστωτικός λογαριασμός από τον φορολογικό φορέα.
