Πώς παρουσιάζεστε εσείς και η επιχείρησή σας στη γραπτή αλληλογραφία αντανακλά την εικόνα της εταιρείας σας. Μπορεί να είναι εισαγωγή στα προϊόντα ή υπηρεσίες σας, και η παρουσίαση καλό first impression είναι συχνά crucial για την επιτυχία σας. Μια κακογραμμένη επιστολή ή email μπορεί γρήγορα να βυθίσει την εταιρεία σας. Ο στόχος σας πρέπει να είναι να παρουσιάσετε συνεκτική, γραμματικά και ορθογραφικά σωστή επιστολή.
Ξεκινήστε με εξαιρετικό letterhead. Αυτό περιλαμβάνει υψηλής ποιότητας stationery (προτιμότερα με watermark) και matching envelopes. Δεν χρειάζεται απαραίτητα να αγοράσετε εκτυπωμένα letterhead εφόσον το software υπολογιστή σας μπορεί να εμφανίσει καλό letterhead. Γενικά, η εκτύπωση πρέπει να παρουσιάζει contact information και το όνομα της εταιρείας σας. Ωστόσο, υπάρχουν variations όπως εκτύπωση contact information sideways ή στο κάτω μέρος του stationery σας.
Αρχίστε πληκτρολογώντας χρησιμοποιώντας margin. Η επιχειρηματική αλληλογραφία πρέπει συνήθως να ξεκινά με όλη τη πληκτρολόγηση flush με το αριστερό margin.
Προσπαθήστε να βρείτε το όνομα συγκεκριμένου ατόμου να απευθύνετε την επιστολή. Πολλές επιστολές πάνε ישר στο κάδος, χαθούν ή στέλνονται σε unintended recipient όταν δεν προσδιορίζετε σε ποιον απευθύνεται η επιστολή.
Χρησιμοποιήστε «Αγαπητό Κύριε» ή «Αγαπητή Κυρία» στο salutation αν στέλνετε επιστολή. Το old school θα απαιτούσε το ίδιο τύπο salutation που αναφέρθηκε προηγουμένως στο addressing email, επίσης. Ωστόσο, σε business email, netiquette συνήθως επιτρέπει περισσότερη ευελιξία συμπεριλαμβανομένων addressing people by their first names only.
Proofread την επιστολή σας χρησιμοποιώντας spell check ή λεξικό και κάντε τυχόν διορθώσεις. Επίσης, κοιτάξτε πάντα «print preview» πριν τυπώσετε την επιστολή. Το setup πρέπει να είναι pleasing στα μάτια.
Υπογράψτε την επιστολή. Το rubber stamping της υπογραφής σας πρέπει να αποφεύγεται. Μια πραγματική υπογραφή είναι πολύ πιο αποτελεσματική. Μια ελκυστική υπογραφή είναι αυτή που δεν είναι πολύ μεγάλη ή πολύ μικρή. Ανάλογα με το τύπο επιστολής, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πιο flamboyant υπογραφή.
Δείξτε τα ονόματα άλλων recipients της επιστολής σας χρησιμοποιώντας «cc:» λίγα spaces κάτω από την υπογραφή σας. Για παράδειγμα, αν στέλνετε επιστολή στο «Tom Smith» με αντίγραφο στο «George Johnson», γράψτε «cc: George Johnson».
Απευθύνετε το φάκελο στον προορισμένο recipient πληκτρολογώντας το όνομα και διεύθυνση του ατόμου στο φάκελο, ή χρησιμοποιώντας address labels. Πρέπει να κάνετε το ίδιο με τη διεύθυνση επιστροφής σας.
Εκτυπώστε την επιστολή σας και τα address labels σας.
Χρησιμοποιήστε postal meter για εκτύπωση postage labels, αν μπορείτε. Αυτό παρέχει πιο επαγγελματική παρουσίαση.
Στείλτε την επιστολή.
