Το να ξέρετε πώς να γράψετε μια σαφή και επαγγελματική επιστολή κράτησης είναι χρήσιμη δεξιότητα. Οι περισσότερες επιστολές κράτησης γράφονται για κράτηση ξενοδοχειακού δωματίου ή για συμμετοχή σε συνέδριο, αλλά ανεξάρτητα από τον σκοπό της επιστολής, ορίστε πώς να βεβαιωθείτε ότι περιλαμβάνετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες.
Συμπεριλάβετε όλες τις σχετικές λεπτομέρειες στην επιστολή σας, συμπεριλαμβανομένων των πλήρων στοιχείων επικοινωνίας σας, ημερομηνίας και ώρας άφιξης και αναχώρησης, αριθμού ημερών διαμονής, τύπου δωματίου και τυχόν ειδικών αναγκών ή αιτημάτων όπως δωμάτιο για καπνίζοντες ή μη καπνίζοντες.
Χρησιμοποιήστε επαγγελματικό τόνο γράφοντας την επιστολή σας. Ο χαιρετισμός σας πρέπει να είναι, "To Whom It May Concern" ή "Dear Sir or Madam". Επίσης συμπεριλάβετε τη σημερινή ημερομηνία στην κορυφή της επιστολής. Το σώμα της επιστολής πρέπει να είναι στο σημείο. Πρέπει να δηλώνει συγκεκριμένα τι χρειάζεστε και πώς θα πληρώσετε.
Η γραφή μιας επιστολής μπορεί να μοιάζει με αυτό:
Ημερομηνία
To Whom It May Concern,
Παρακαλώ κρατήστε μη καπνιστικό δωμάτιο king size για μένα και τον σύντροφό μου για τις ακόλουθες ημερομηνίες_________.
Παρακαλώ χρεώστε την πιστωτική μου κάρτα για την αρχική προκαταβολή που απαιτείται. Συμπεριλάβετε τυχόν εκπτώσεις που η νωρίς εγγραφή μου επιτρέπει.
Αριθμός πιστωτικής κάρτας:
Ακριβές όνομα στην κάρτα:
Ημερομηνία λήξης:
Ευχαριστώ για την άμεση προσοχή σας και περιμένω να λάβω επιστολή επιβεβαίωσης της κράτησής μου.
Ευχαριστώ,
Το όνομά σας, διεύθυνση, email, τηλέφωνο, φαξ
