Είτε πρόκειται για διακοπές είτε για επιχειρηματικό ταξίδι, τα ταξίδια μπορούν να είναι ακριβά, οπότε είναι σημαντικό να διατυπωθεί ο σκοπός ενός ταξιδιού, και να σχεδιαστεί ανάλογα ώστε να πληροί τις προσδοκίες. Οι παραμέτρους περιλαμβάνουν μεταφορές, ξενοδοχεία, γεύματα και κόστος sightseeing, καθώς και καλή χρήση περιορισμένου χρόνου. Ένας έμπειρος σύμβουλος ταξιδιών μπορεί να βοηθήσει, και θα βεβαιωθεί ότι κάθε δολάριο που ξοδεύεται και κάθε ώρα που περνάει στον προορισμό θα παράγει αξία.
Η λειτουργία του συμβούλου ταξιδιών είναι να σχεδιάσει ένα ταξίδι που πληροί έναν σκοπό όπως ορίζεται από τον πελάτη. Αυτό μπορεί να είναι για επιχειρήσεις, διακοπές, «επισκεψή στην οικογένεια και φίλους» ή επείγουσα ταξίδι. Ο πελάτης μπορεί να έχει έναν συγκεκριμένο προορισμό στο μυαλό, όπως με τα επιχειρηματικά ταξίδια, ή μπορεί να έχει μόνο μια γενική ιδέα για μια επιθυμητή εμπειρία, όπως scuba diving. Είναι λειτουργία του συμβούλου ταξιδιών να κάνει προτάσεις και μετά να παρέχει λεπτομερείς πληροφορίες για να βοηθήσει τους πελάτες να πάρουν αποφάσεις για να καλύψουν τις ανάγκες τους. Οι σύμβουλοι ταξιδιών θα οργανώσουν κρατήσεις, εισιτήρια, πληρωμές και λεπτομέρειες ταξιδιού πριν το ταξίδι.
Υπάρχουν δύο τύποι συμβούλων—σύμβουλοι επιχειρηματικών ταξιδιών και σύμβουλοι διασκεδαστικών ταξιδιών—και κάθε ένας από αυτούς μπορεί να απασχολεί ειδικούς σε διάφορες κατηγορίες. Ορισμένες εταιρείες μπορεί να απασχολούν ένα άτομο του οποιος ο μόνος σκοπός είναι να σχεδιάζει τα ταξίδια των υπαλλήλων. Οι ειδικοί διασκέδασης περιλαμβάνουν adventure travel, κρουαζιέρες, οικο-ταξίδια και αθλητικά ταξίδια. Άλλοι μπορεί να ειδικεύονται σε συνεδρίες και ομαδικά ταξίδια.
Οι σύμβουλοι έχουν ένα ευρύ φάσμα εργαλείων να χρησιμοποιήσουν, συμπεριλαμβανομένων υπολογιστικών συνδέσεων με ξενοδοχεία, αεροπορικές, tour operators, γραμμές κρουαζιέρας και άλλους προμηθευτές. Ορισμένα ταξιδιωτικά πρακτορεία μπορεί επίσης να διαπραγματευτούν ευνοϊκούς όρους με προμηθευτές λόγω μεγάλων όγκων, και αυτές οι εκπτώσεις μεταβιβάζονται συχνά στους καταναλωτές. Οι επιχειρηματικοί ταξιδιώτες μπορεί να προσφερθούν υψηλές εκπτώσεις αν μείνουν σε ένα συγκεκριμένο ξενοδοχείο, και οι εταιρείες κρουαζιέρας έχουν συχνά ειδικές προσφορές σε αναχωρήσεις με χαμηλές κρατήσεις. Οι σύμβουλοι ταξιδιών ενημερώνονται καθημερινά για αυτές τις ευκαιρίες.
Σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε έναν σύμβουλο ταξιδιών που είναι πιστοποιημένος, είτε ως Certified Travel Associate (CTA) είτε ως Certified Travel Counselor (CTC). Και οι δύο ονομασίες δείχνουν ότι ο σύμβουλος έχει λάβει εκπαίδευση. Επιπλέον, υπάρχουν πολλοὶ ανεξάρτητοι σύμβουλοι ταξιδιών που πωλούν τις υπηρεσίες τους τοπικά. Αυτοί οι σύμβουλοι μπορούν να είναι εξαιρετικοί πόροι για εξειδίκευση προορισμού, αλλά ερωτήστε σε ποιο πρακτορείο είναι συνδεδεμένοι.
Ο καλύτερος σύμβουλος ταξιδιών είναι αυτός που ταξιδεύει, και έχει προσωπική εμπειρία με μεγάλη ποικιλία προορισμών. Μπορεί να παρέχει τα «ins and outs» που μπορεί να μην είναι διαθέσιμα μέσω τουριστικών φυλλαδίων και ιστοσελίδων διαδικτύου. Μπορεί να σας πει πόσο χρόνο παίρνει να περπατήσετε από ένα ξενοδοχείο σε ένα επιχειρηματικό γραφείο, ή σε ένα must-see μουσείο, επιτρέποντας την καλύτερη χρήση του πιο πολύτιμου ταξιδιωτικού εμπορεύματος—χρόνου.
