Οι επιχειρήσεις και πολλοί άλλοι οργανισμοί συχνά διεξάγουν συναντήσεις και συνεδρίες τακτικά, καθώς και στέλνουν αντιπροσωπεύσεις για να προωθήσουν αντικείμενα και υπηρεσίες σε εμπορικές εκθέσεις. Μερικές φορές τα μέλη της οικογένειας ταξιδεύουν σε μια κεντρική τοποθεσία για συναντήσεις. Σε όλες αυτές τις περιπτώσεις, οι άνθρωποι απαιτούν διαμονές. Επομένως, ένα σημαντικό μέρος του σχεδιασμού αυτών των εκδηλώσεων είναι η συγγραφή ενός Request for Proposal (RFP) σε διάφορα ξενοδοχεία και κέντρα συνεδριάσεων για να δούμε ποιο μπορεί να δώσει τα δωμάτια, τις υπηρεσίες και τα άλλα удобства που απαιτεί η ομάδα σας και στην καλύτερη τιμή.
Δημιουργήστε μια σελίδα καλύμματος στην οποία θα συμπεριλάβετε τον τίτλο της πρότασης σας (π.χ., "Hotel Accommodation RFP"), το όνομα της εκδήλωσής σας και της εταιρείας σας, στοιχεία επικοινωνίας του ατόμου που θα κάνει τις διατάξεις (όνομα, διεύθυνση, email, τηλέφωνο και fax), και τις εγκληματικές ημερομηνίες της εκδήλωσης.
Εξηγήστε τα γεγονότα. Στο πρώτο παράγραφο γράψτε για την ομάδα σας και τους αριθμούς ανθρώπων που αναμένεται να παρακολουθήσουν, πληροφορίες για την εκδήλωση σας (είναι ετήσια συνέδριο, διμηνιαίο workshop;), αν θα χρειαστείτε χώρο συναντήσεων και/ή μπανκέτο, και τις ημερομηνίες της εκδήλωσης.
Συμπεριλάβετε μια ολοκληρωμένη συζήτηση των απαιτήσεων της ομάδας σας στα παραγράφους κάτω από την επικεφαλίδα "Requirements." Χρησιμοποιήστε υποεπικεφαλίδες, όπως "Dates" (ημερομηνίες άφιξης και αναχώρησης και ώρες) και "Room Types" στο οποίο θα συμπεριλάβετε πόσα δωμάτια με King, Queen ή διπλά κρεβάτια απαιτούνται, και πόσες suites θα χρειαστούν. Σημειώστε πόσα μη καπνιστικά ή προσβάσιμα για άτομα με αναπηρία δωμάτια απαιτούνται. Συμπεριλάβετε επίσης "Meals" αν η ομάδα σας θα τα χρειαστεί (πείτε ποια γεύματα και ποιες ημερομηνίες), και μέγεθος δωματίων συναντήσεων ή μπανκέτο απαραίτητο.
Προσθέστε μια άλλη υποεπικεφαλίδα που ονομάζεται "Additional Requests." Συμπεριλάβετε τυχόν audio-visual εξοπλισμό, διατάξεις στάθμευσης, airport shuttles, γυμναστήρια, θερμασμένες πισίνες, ή WiFi πρόσβαση που μπορεί να χρειαστείτε.
Γράψτε την ενότητα "Budget" στην οποία θα συμπεριλάβετε το μέγιστο ποσό που είστε διατεθειμένοι να πληρώσετε για κάθε δωμάτιο, το ανα capita rate για τυχόν μπανκέτα, και κόστη ενοικίασης δωματίων συναντήσεων και τυχόν αναψυκτικά.
