Η χρήση ενοικιαζόμενου λεωφορείου είναι ένας από τους πιο ασφαλείς τρόπους μεταφοράς μιας ομάδας. Μπορεί επίσης να εξοικονομήσει χρήματα. Οι ομάδες που χρησιμοποιούν ενοικιαζόμενα λεωφορεία μπορούν να μείνουν μαζί καθώς ταξιδεύουν από τόπο σε τόπο. Μερικές ομάδες εκμεταλλεύονται τον χρόνο τους στο λεωφορείο για να σοσιαλιστούν ή να διεξάγουν συναντήσεις. Το να αφαιρεθούν οι οφειλές οδήγησης από τα μέλη της ομάδας μειώνει το στρες και την φθορά οχημάτων. Η προγενέστερη σχεδίαση και έρευνα βοηθούν να γίνουν επιτυχημένα τα ταξίδια με ενοικιαζόμενα λεωφορεία.
Συλλέξτε πληροφορίες για την ομάδα σας. Αποκτήστε τα ονόματα, τις ηλικίες και τις ειδικές ανάγκες ταξιδιού των μελών της ομάδας. Για μεγάλες ομάδες, δώστε στα μέλη της ομάδας φόρμες για να συμπληρώσουν με τις πληροφορίες που χρειάζεστε. Μιλήστε με τα μέλη της ομάδας προσωπικά ή στείλτε το αίτημα με ταχυδρομείο ή email.
Βρείτε εταιρείες ενοικιαζόμενων λεωφορείων που εξυπηρετούν την περιοχή σας. Αν κλείνετε ένα ενοικιαζόμενο λεωφορείο για έναν οργανισμό, ρωτήστε αν ο οργανισμός έχει ενεργή σύμβαση με μια εταιρεία λεωφορείων. Ερωτηθείτε για τυχόν εκπτώσεις που μπορεί να έχει διαμορφώσει η ομάδα. Αναζητήστε εταιρείες λεωφορείων online.
Επικοινωνήστε με τις εταιρείες και αποκτήστε πληροφορίες τιμολόγησης για την ομάδα και τον προορισμό σας. Ερωτηθείτε για χρέωση χιλιομέτρων, ημερήσια ή ωριαία χρέωση, και τυχόν άλλα επιπλέον έξοδα. Ενημερώστε τις εταιρείες ενοικιαζόμενων λεωφορείων για τυχόν ειδικές ανάγκες που έχει η ομάδα σας και αποκτήστε εκτιμώμενο κόστος για το ταξίδι σας.
Επιλέξτε μια εταιρεία ενοικιαζόμενου λεωφορείου για το ταξίδι σας. Επαλήθευση ότι η εταιρεία είναι ασφαλισμένη και άδεια. Η American Bus Association συνιστά την απόκτηση «απόδειξης έγκυρου, τρέχοντος πιστοποιητικού ασφάλισης που παρέχει ελάχιστο των ΗΠΑ 5 εκατομμύρια δολάρια κάλυψης ευθύνης», μαζί με τον αριθμό U.S. DOT της εταιρείας. Πλοηγηθείτε στον ιστότοπο SAFER System του Τμήματος Μεταφορών των ΗΠΑ για να ελέγξετε τις πληροφορίες της εταιρείας και να αποκτήσετε τα αρχεία ασφαλείας της εταιρείας.
Κάντε τυχόν απαραίτητες κρατήσεις ξενοδοχείων, δραστηριοτήτων ή εστιατορίων για την ομάδα σας. Πολλές εταιρείες προσφέρουν εκπτώσεις σε μεγάλες ομάδες. Ρωτήστε την εταιρεία ενοικιαζόμενου λεωφορείου για συστάσεις σταθμεύσεων στην πορεία προς και από τον προορισμό σας.
Υπολογίστε το κόστος για το ταξίδι σας ανά άτομο. Ορίστε προθεσμία για τα μέλη της ομάδας να πληρώσουν τα ταξίδια τους. Παρέχετε στα μέλη της ομάδας ένα δείγμα προϋπολογισμού για το ταξίδι τους, δείχνοντας ποια έξοδα περιλαμβάνονται με την πληρωμή τους και ποια θα χρειαστεί να πληρώσουν από μόνα τους κατά τη διάρκεια του ταξιδιού.
Επικοινωνήστε με κάθε εταιρεία για να επιβεβαιώσετε τις συμφωνίες πριν φύγετε για το ταξίδι σας με ενοικιαζόμενο λεωφορείο.
Συλλέξτε επαφές έκτακτης ανάγκης για όλα τα μέλη της ομάδας σας. Δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα που δείχνει ξενοδοχεία, δραστηριότητες και εστιατόρια που θα επισκεφθείτε στο ταξίδι και δώστε ένα αντίγραφο σε κάθε μέλος της ομάδας. Λίστα με την ώρα που τα μέλη της ομάδας πρέπει να φτάσουν για να μπουν στο λεωφορείο και μια εκτίμηση της ώρας και ημερομηνίας που θα φτάσουν πίσω.
Μιλήστε με τα μέλη της ομάδας συχνά κατά τη διάρκεια του ταξιδιού σας για να μάθετε αν απολαμβάνουν, και κάντε μικρές προσαρμογές στο χρονοδιάγραμμά σας όπως απαιτείται.
