Τα ταξίδια στο εξωτερικό μπορούν να είναι ακριβά. Μπορεί επίσης να είναι δύσκολο να βρείτε χρηματοδότηση αν το ταξίδι δεν είναι ακαδημαϊκό. Αν είναι για μάθημα ή σχολικό έργο, υπάρχουν πολλές πύλες για χορηγία. Ο χορηγός θα ζητά συχνά παρουσίαση, επιστολή ευχαριστίας ή περισσότερα μετά την επιστροφή για να δει πώς ξοδεύθηκαν τα χρήματα και τα οφέλη.
Δημιουργήστε προϋπολογισμό για το ταξίδι. Αν είστε αβέβαιοι για κόστη (πτήσεις, διαμονή, φόροι χώρας, φαγητό, μεταφορές), ρωτήστε τον σύμβουλο, διαβάστε ταξιδιωτικό βιβλίο, χρησιμοποιήστε sites ταξιδιών και βρείτε blogs ανθρώπων που ταξίδεψαν εκεί. Υπερεκτιμήστε το κόστος φαγητού και συμπεριλάβετε χρήματα για επείγουσες ανάγκες.
Υπολογίστε το εισόδημα που έχετε. Ο χορηγός θα θέλει να ξέρει πόσα άλλα χρήματα έχετε συγκεντρώσει ή είστε διατεθειμένοι να βάλετε. Μην περιμένετε ένας χορηγός να καλύψει όλο το ταξίδι. Είναι πιο πιθανό να χορηγήσει αν δεν είναι η μόνη πηγή.
Βρείτε κατάλληλο γραφείο, τμήμα ή σύμβουλο. Τα κολλέγια μερικές φορές χρηματοδοτούν ακαδημαϊκά ταξίδια που ευθυγραμμίζονται με τις αποστολές των τμημάτων. Π.χ. αν ταξιδεύετε στη Νότια Αφρική για τη μετα-απαρθειδική κυβέρνηση, ρωτήστε τα τμήματα Κοινωνιολογίας και Πολιτικής Επιστήμης και το Κέντρο Αφροαμερικανικών Μελετών. Τα ονόματα διαφέρουν ανά campus· εξετάστε τη δήλωση αποστολής, τις αξίες και τα μαθήματα για να δείτε αν η αίτηση είναι κατάλληλη.
Γράψτε την κεφαλίδα σε τυπική επιχειρηματική μορφή. Από πάνω: το όνομά σας, διεύθυνση, επαφές. Μια γραμμή κενό, ημερομηνία. Μια γραμμή κενό, όνομα, διεύθυνση, επαφές του παραλήπτη. Αποστολή στον διευθυντή ή κεφαλή τμήματος, ακόμα κι αν δεν τον γνωρίζετε.
Γράψτε χαιρετισμό, π.χ. «Αξιότιμη κ. Σμιθ,». Αν δεν ξέρετε ποιος θα διαβάσει, χρησιμοποιήστε «Προς τον ενδιαφερόμενο:».
Ακολουθεί η εισαγωγή. Να αναφέρετε το έτος σπουδών, το αντικείμενο και τον προορισμό. Να δηλώσετε ξεκάθαρα ότι ζητάτε υποστήριξη και να λιστάρετε συνοπτικά τα σημεία που χρειάζονται κάλυψη. Π.χ. «Είμαι φοιτητής 3ου έτους Κοινωνιολογίας ταξιδεύω στη Νότια Αφρική με μάθημα Κοινωνιολογίας. Γράφω για να ερωτήσω την πιθανότητα χορηγίας του αεροπορικού εισιτηρίου μου από το τμήμα.»
Αναλύστε τις λεπτομέρειες σε 2-3 σύντομα παραγράφους. Προσαρμόστε το фокус στο συγκεκριμένο γραφείο, αναφέροντας τι ελπίζετε να μάθετε/κερδίσετε, πώς θα εμπλουτίσετε την εκπαιδευτική σας εμπειρία και τι είστε διατεθειμένοι να κάνετε για το τμήμα. Π.χ. δηλώστε ότι θα χαρείτε να δώσετε παρουσίαση ή να γράψετε επιστολές ευχαριστίας.
Κλείστε την επιστολή ευχαριστώντας για το χρόνο. Να είστε σαφείς ότι θέλετε απάντηση σύντομα για τη δυνατότητα χρηματοδότησης.
Γράψτε κλείσιμο/υπογραφή. Επαγγελματικά κλείσματα: «Με εκτίμηση», «Με σεβασμό», «Χαίρετε». Αφήστε κενές γραμμές και γράψτε το όνομά σας. Αν στέλνετε με ταχυδρομείο, υπογράψτε. Αν με email, δεν χρειάζεται πραγματική υπογραφή.
Διαβάστε την επιστολή προσεκτικά. Ζητήστε από άλλον να τη διαβάσει για ροή, γραμματική, φρασεολογία και σαφήνεια στα σημεία-κλειδιά.
