Τα συστήματα διαχείρισης αποθέματος παρακολουθούν το απόθεμα από τη στιγμή που εισέρχεται στο λιανικό κατάστημα μέχρι την πώληση κάθε τεμάχιου. Τα κέρδη εξαρτώνται από το πόσο επιτυχώς διαχειρίζεται το απόθεμα. Εφευρέσεις όπως οι γραμμωτοί κωδικοί βοηθούν να προσδιοριστεί πόσα τεμάχια πωλήθηκαν σε ένα δεδομένο χρονικό διάστημα. Αυτό επιτρέπει στους λιανικούς αγοραστές να ξέρουν πόσο καλά πουλάει ένα προϊόν ή αν πρέπει να παραγγειθεί περισσότερο απόθεμα. Ορισμένα συστήματα επαναπαραγγέλνουν αυτόματα προϊόντα με βάση τις πωλήσεις. Παρακολουθούν επίσης πόσο από ένα προϊόν παραμένει απρακτώ σε συγκεκριμένη περίοδο.
Τα αποτελεσματικά συστήματα διαχείρισης αποθέματος κρατούν τους πελάτες να επιστρέφουν, διότι τα προϊόντα που ψάχνουν είναι πάντα διαθέσιμα. Οι καταναλωτές είναι πιστοί σε καταστήματα που έχουν τα είδη που θέλουν, καθώς ο χρόνος είναι ένας από τους πιο πολύτιμους πόρους τους. Επιπλέον, τα καλά συστήματα ελαχιστοποιούν την απογοήτευση από την αναζήτηση μη διαθέσιμων προϊόντων.
Τα συστήματα διαχείρισης αποθέματος προσδιορίζουν ακριβώς τα έσοδα που έχουν προκύψει από την πώληση οποιουδήποτε προϊόντος σε συγκεκριμένη περίοδο. Αυτό είναι σημαντικό γιατί μπορούν να δημιουργηθούν προβλέψεις πωλήσεων με βάση την παρελθούσα απόδοση. Η ακριβής πρόβλεψη επιτρέπει καλύτερο μελλοντικό σχεδιασμό. Πολλές εταιρείες έχουν καταρρεύσει λόγω ανεπαρκούς πρόβλεψης πωλήσεων. Χωρίς ακριβή πρόβλεψη, παραγγέλνεται πολύ ή πολύ λίγο απόθεμα.
Τα προγράμματα υπολογιστών οδηγούν τα συστήματα διαχείρισης αποθέματος. Μια πρόσφατη πρόοδος είναι η τεχνολογία ραδιοσυχνότητας (RFID) που προσδιορίζει περισσότερες πληροφορίες για ένα αντικείμενο από έναν γραμμωτό κωδικό. Τα RFID έχουν μικροτσίπ που στέλνει δεδομένα προϊόντος σε συσκευή αποθέματος.
Το πλεονέκτημα του RFID είναι ότι ένα αντικείμενο μπορεί να σκαναριστεί από πολλά μέτρα ή χιλιόμετρα μακριά. Το απόθεμα που βρίσκεται ψηλά σε αποθήκες μπορεί να μετρηθεί χωρίς να μετακινείται. Ο ακριβής μετρητός είναι σημαντικός γιατί οι λιανικές οργανώσεις πρέπει να ξέρουν την προσφορά και τη ζήτηση με βάση το διαθέσιμο απόθεμα και τις πωλήσεις.
Τα συστήματα διαχείρισης αποθέματος αναπτύσσονται από ανθρώπους. Όταν ένας διαχειριστής ξέρει για προγραμματισμένη προώθηση, μπορεί να παραγγείλει επιπλέον απόθεμα. Οι προωθήσεις στο κατάστημα πρέπει να προκαλούν αύξηση πωλήσεων. Ένα αποτελεσματικό σύστημα πρέπει να προσαρμόζεται κατά τη διάρκεια προωθήσεων για να καλύψει την αύξηση της ζήτησης.
